En pratique

Comme chaque année, la transition entre deux années académiques entraîne de nécessaires mises à jour des données d’eCampus relatives aux cours, aux étudiants ainsi qu’aux inscriptions dans les cours. La plupart des opérations de mise à jour ont été automatisées. Il n’en demeure pas moins que certaines vérifications doivent être effectuées « manuellement » et que vous pouvez nous y aider en nous communiquant tout changement concernant vos cours.

1. Dates-clé:

Jusqu’au mercredi 13 septembre
  • Vérifiez vos codes de cours (cfr point 2)
  • Sauvegardez vos données de suivi (cfr point 3)
Jeudi 14 septembre
  • Désinscription massive des étudiants de l’année 2016-2017 (utilisateurs dont l’identifiant commence par ‘s’)
Du vendredi 15 septembre au lundi 18 septembre
  • Procédure de mise à jour des codes de cours
  • Inscription des étudiants 2017-2018 dans eCampus
Dès validation de leur cursus
  • Inscription des étudiants dans vos cours en ligne

2. Modification de vos codes de composants de cours:

Pour rappel, à chaque composant de vos cours correspond un cours en ligne sur eCampus. La procédure de mise à jour des cours sur eCampus sera exécutée entre le 15 et le 18 septembre.

Si le code d’un composant de cours est modifié par rapport à l’année 2017-2018 :

  • un nouvel espace de cours correspondant au nouveau composant est créé
  • vous êtes inscrit en tant que titulaire comme enseignant de ce cours en ligne
  • vous êtes désinscrit de l’ancien espace de cours (ce cours n’est pas supprimé afin de permettre de réutiliser son contenu)
  • les étudiants 2017-2018 seront automatiquement inscrits dans ce nouveau cours dès validation de leur cursus

Si possible avant le mercredi 11 septembre au plus tard, nous vous demandons de bien vouloir vérifier vos codes et intitulés de cours pour lesquels vous utilisez un espace de cours en ligne.
Communiquez-nous par email (B.Lecomte@ulg.ac.be) tout changement intervenu dans le code de votre cours afin que nous puissions mettre à jour votre cours en ligne.
Si vous souhaitez réutiliser les contenus de l’ancien cours, prenez contact avec nous pour que nous vous aidions à faire le transfert des contenus vers le nouveau cours en ligne.

Comment vérifier vos codes de composants :

  1. Connectez-vous à MyULg (https://my.ulg.ac.be)
  2. Dans le menu Cours, sélectionnez Mes cours
  3. La liste de vos cours et composants s’affiche. Assurez-vous que vous affichez bien votre liste de cours/composants pour l’année 2013-2014. Vérifiez les codes de la deuxième colonne du tableau (colonne Libellé)
  4. Si vous constatez un quelconque changement (y compris la dernière lettre figurant après le tiret dans le code), communiquez-nous dès que possible cette information (B.Lecomte@ulg.ac.be ou Patrick.Schaffer@ulg.ac.be). Indiquez-nous à la fois l’ancien code et le nouveau code.

3. Sauvegardez les données de votre cours en ligne

Si vous souhaitez conserver les données de suivi de vos étudiants, vous devez impérativement générer vos rapports de suivi AVANT le mercredi 13 septembre. Les étudiants inscrits à l’ULg pour l’année académique 2016-2017 seront retirés d’eCampus le jeudi 14 septembre. Cette opération a pour effet la suppression des données de suivi.

Pour sauvegarder vos données de suivi, reportez-vous à cette capsule explicative.

Pour exporter votre centre de notes, consultez cette autre capsule explicative.

4. Inscription des étudiants dans eCampus

A partir du vendredi 15 septembre, les étudiants inscrits à l’ULg pour l’année académique 2017-2018 seront importés dans la plateforme eCampus.

Seuls les étudiants :

  1. en règle d’inscription pour l’année 2017-2018,
  2. ayant validé leur adresse email ULg sur myULg s’il s’agit de leur première inscription à l’ULg,

y apparaîtront alors. Le nombre d’étudiants ayant potentiellement accès aux cours en ligne ira donc en s’accroissant jusque fin octobre, voire même au-delà.

Attention : on observe un délai de 24 à 48 heures entre l’inscription à l’ULg, la validation de l’adresse email (en cas de première inscription à l’ULg) et l’accès effectif à eCampus.

5. Inscription des étudiants dans votre cours eCampus

Les inscriptions dans les cours sont automatisées pour les étudiants.

Attention : un étudiant n’est inscrit dans ses cours qu’à partir du moment où il a validé son cursus : la date limite de validation des cursus est en principe fixée au 31 octobre.

Avant cette date, il est donc peu probable que tous vos étudiants aient automatiquement accès à votre espace de cours en ligne. Nous ne pouvons que vous suggérer de rappeler à vos étudiants de valider dès que possible leur choix de cours afin d’obtenir automatiquement l’accès à leurs cours en ligne.

Si les activités de votre cours en ligne le nécessitent, vous pouvez inscrire manuellement les étudiants dans votre cours.

Reportez-vous au point 6 qui décrit la marche à suivre pour les inscriptions manuelles.

6. Si votre cours commence au premier quadrimestre…

  • Si certains de vos étudiants n’ont pas encore accès à votre cours parce qu’ils n’ont pas encore validé leur cursus alors que vous souhaitez qu’ils bénéficient rapidement d’un accès à votre espace de cours;
  • Si votre cours est un cours à option;

Vous pouvez inscrire vous-même vos étudiants depuis votre cours (pour autant qu’ils soient en règle d’inscription pour l’année académique 2017-2018) :

  1. Cliquez sur Utilisateurs et groupes
  2. Cliquez sur Utilisateurs
  3. Cliquez sur Rechercher des utilisateurs à inscrire
  4. Tapez l‘identifiant ULg de l’utilisateur dans la zone Nom d’utilisateur. Si vous ne connaissez pas l’identifiant ULg de l’utilisateur, vous pouvez cliquer sur Parcourir pour effectuer une recherche.
  5. Sélectionnez la fonction de l’utilisateur (Étudiant est coché par défaut)
  6. Cliquez sur Soumettre

Pour rappel, quelle que soit la solution retenue, seul les étudiants en règle d’inscription pour l’année académique en cours figurent dans la base de données et peuvent donc être inscrits dans les cours.

7. Vous souhaitez obtenir un seul espace de cours en ligne regroupant plusieurs déclinaisons d’un cours

Nous pouvons vous créer un cours fusionnant plusieurs cours en un seul. Ainsi, les ressources et activités sont identiques pour tous les étudiants inscrits aux différents cours. Vous ne devez donc mettre à jour qu’un seul espace. Le centre de notes vous permet de visualiser pour chaque étudiant son cours d’origine.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’une fusion de contenus provenant de plusieurs cours en un seul. Ce cours sera créé vide ou rempli des contenus d’un des cours à fusionner selon votre choix. Ce regroupement doit être effectué avant le démarrage du cours sans quoi les étudiants perdent toute trace de leur activité dans le cours.

Pour en savoir plus ou faire votre demande, vous pouvez contacter Béatrice Lecomte (B.Lecomte@ulg.ac.be).

8. Vous avez déjà un cours fusionné et le code d’un des cours qui en font partie a été modifié

Nous pouvons sur simple demande de votre part intégrer le nouveau cours dans le cours fusionné déjà existant.

Envoyez-nous un e-mail (B.Lecomte@ulg.ac.be) en nous communiquant les références (code et intitulé) du cours fusionné ainsi que le code et l’intitulé du nouveau composant de cours.