En pratique

Comme chaque année, la transition entre deux années académiques entraîne de nécessaires mises à jour des données d’eCampus relatives aux cours, aux étudiants ainsi qu’aux inscriptions dans les cours. La plupart des opérations de mise à jour ont été automatisées. Il n’en demeure pas moins que certaines vérifications doivent être effectuées « manuellement » et que vous pouvez nous y aider en nous communiquant tout changement concernant vos cours.

1. Dates-clé:

Jusqu’au vendredi 6 septembre
  • Vérifiez vos codes de cours (cfr point 2)
  • Sauvegardez vos données de suivi (cfr point 3)
Samedi 14 et dimanche 15 septembre
  • Suppression des inscriptions dans les cours des étudiants de l’année 2018-2019 (uniquement les données de cursus)
Dès le lundi 2 septembre
  • Procédure de mise à jour des codes de cours, du personnel et d’inscription des nouveaux titulaires dans leurs cours
  • Inscription dans eCampus des étudiants 2019-2020 administrativement en ordre
Dès validation de leur cursus
  • Inscription des étudiants dans vos espaces de cours dans les 24 à 48h après validation de leur cursus

2. Modification de vos codes de composants de cours:

Pour rappel, à chaque composant de vos cours correspond un cours en ligne sur eCampus (création de nouveaux cours, modification des cours). La procédure de mise à jour des cours sur eCampus sera exécutée dès le 2 septembre.

Si le code d’un composant de cours est modifié par rapport à l’année 2018-2019 :

  • un nouvel espace de cours correspondant au nouveau composant est créé
  • vous êtes inscrit en tant que titulaire comme enseignant de ce cours en ligne
  • les étudiants 2019-2020 seront automatiquement inscrits dans ce nouveau cours dès validation de leur cursus

Si vous souhaitez réutiliser les contenus de l’ancien cours, prenez contact avec nous pour que nous vous aidions à faire le transfert des contenus vers le nouveau cours en ligne.

Attention toutefois que cette mise à jour procède par ajout et modification : aucune suppression de cours ou de titulaire de cours n’est effectuée. Si vous constatez donc qu’il subsiste dans votre liste de cours des cours obsolètes ou des enseignants qui ne sont plus titulaires de certains de vos cours, merci de nous adresser vos demandes de modification
par e-mail (B.Lecomte@uliege.be).

Si possible avant le vendredi 6 septembre au plus tard, nous vous demandons de bien vouloir vérifier vos codes et intitulés de cours pour lesquels vous utilisez un espace de cours en ligne ainsi que la liste des personnes, hormis les étudiants, qui sont inscrites dans votre cours.

Cette liste d’inscrits est consultable via le Panneau de configuration/Gestion de cours (sous le menu du cours)> Utilisateurs et groupes > Utilisateurs.
Communiquez-nous par e-mail (B.Lecomte@uliege.be) tout changement intervenu dans le cours afin que nous puissions mettre à jour votre espace de cours.

Comment vérifier vos codes de composants :

  1. Connectez-vous à MyULg (https://my.ulg.ac.be)
  2. Dans le menu Cours, sélectionnez Mes cours
  3. La liste de vos cours et composants s’affiche. Assurez-vous que vous affichez bien votre liste de cours/composants pour l’année 2018-2019. Vérifiez les codes de la deuxième colonne du tableau (colonne Libellé)
  4. Si vous constatez un quelconque changement (y compris la dernière lettre figurant après le tiret dans le code), communiquez-nous dès que possible cette information (B.Lecomte@uliege.be ou Patrick.Schaffer@uliege.be). Indiquez-nous à la fois l’ancien code et le nouveau code.

3. Sauvegardez les données de votre cours en ligne

Si vous souhaitez conserver les données de suivi de vos étudiants, vous devez impérativement générer vos rapports de suivi AVANT le vendredi 13 septembre 2019.

Les inscriptions des étudiants inscrits à l’ULiège pour l’année académique 2018-2019 seront retirées d’eCampus dès le samedi 14 septembre. Cette opération a pour effet la suppression des données de suivi.

Pour sauvegarder vos données de suivi, reportez-vous à l’annexe 1 en fin de page.

Pour exporter votre centre de notes, consultez l’annexe 2 en fin de page.

Pour sauvegarder vos fichiers de devoirs, consultez l’annexe 3 en fin de page.

4. Inscription des étudiants dans eCampus

A partir du lundi 2 septembre 2019, les données des nouveaux étudiants inscrits à l’ULiège pour l’année académique 2019-2020 seront importées dans la plateforme eCampus. Les données des étudiants déjà inscrits à l’ULiège les années précédentes seront, quant à elles, simplement mises à jour.

Les nouveaux inscrits à l’Université :

  1. en règle d’inscription pour l’année 2019-2020,
  2. ayant validé leur adresse email ULiège sur MyULiège,
    apparaîtront alors parmi les utilisateurs d’eCampus.

Tant qu’ils n’auront pas validé leur cursus, ils n’auront accès à aucun espace de cours. Le nombre d’étudiants ayant potentiellement accès aux cours en ligne ira donc en s’accroissant jusque fin octobre, voire même au-delà.

Attention : on observe un délai de 24 à 48 heures entre l’inscription à l’ULiège, la validation de l’adresse email (en cas de première inscription à l’ULiège) et l’accès effectif à eCampus.

5. Inscription des étudiants dans votre cours eCampus

Les inscriptions dans les cours sont automatisées.

Attention : un étudiant n’est inscrit dans ses cours qu’à partir du moment où il a validé son cursus : la date limite de validation des cursus est en principe fixée au 31 octobre.

Avant cette date, il est donc peu probable que tous vos étudiants aient automatiquement accès à votre espace de cours en ligne. Nous ne pouvons que vous suggérer de rappeler à vos étudiants de valider dès que possible leur choix de cours afin d’obtenir automatiquement l’accès à leurs cours en ligne.

Si les activités de votre cours en ligne le nécessitent, vous pouvez inscrire manuellement les étudiants figurant déjà dans la base de données des utilisateurs d’eCampus.

Reportez-vous au point 6 qui décrit la marche à suivre pour les inscriptions manuelles.

6. Si votre cours commence au premier quadrimestre…

Contactez-nous par mail (helpdesk.ecampus@uliege.be) au minimum deux jours ouvrables avant en précisant :

  1. le code et l’intitulé exact de votre cours pour l’année 2019-2020,
  2. la liste des identifiants des étudiants devant être inscrits
  3. la date à laquelle les étudiants doivent effectivement avoir accès à votre cours en ligne.

Si certains de vos étudiants n’ont pas encore accès à votre cours parce qu’ils n’ont pas encore validé leur cursus alors que vous souhaitez qu’ils bénéficient rapidement d’un accès à votre espace de cours, vous pouvez inscrire vous-même vos étudiants depuis votre espace de cours (pour autant qu’ils soient en règle d’inscription pour l’année académique 2019-2020 et d’adresse email s’il s’agit
de primo-inscrits) :

  1. Cliquez sur Utilisateurs et groupes
  2. Cliquez sur Utilisateurs
  3. Cliquez sur Rechercher des utilisateurs à inscrire
  4. Tapez l‘identifiant ULg de l’utilisateur dans la zone Nom d’utilisateur. Si vous ne connaissez pas l’identifiant ULg de l’utilisateur, vous pouvez cliquer sur Parcourir pour effectuer une recherche.
  5. Sélectionnez la fonction de l’utilisateur (Étudiant est coché par défaut)
  6. Cliquez sur Soumettre

Il est possible aussi d’obtenir une liste d’étudiants en recherchant dans Penelope l’année d’études et la cohorte (débutant, intermédiaire, diplômable) mais il est impératif que seuls les étudiants réellement concernés par votre cours figurent dans la liste que vous nous communiquez.

7. Vous souhaitez obtenir un seul espace de cours en ligne regroupant plusieurs déclinaisons d’un cours

Nous pouvons vous créer un cours fusionnant plusieurs cours en un seul. Ainsi, les ressources et activités sont identiques pour tous les étudiants inscrits aux différents cours. Vous ne devez donc mettre à jour qu’un seul espace.

Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’une fusion de contenus provenant de plusieurs cours en un seul. Ce cours sera créé vide ou rempli des contenus d’un des cours à fusionner selon votre choix.

Ce regroupement doit être effectué avant le démarrage du cours sans quoi les étudiants perdent toute trace de leur activité dans le cours.

Pour en savoir plus ou faire votre demande, vous pouvez contacter Béatrice Lecomte (B.Lecomte@uliege.be).

8. Vous avez déjà un cours fusionné et le code d’un des cours qui en font partie a été modifié

Nous pouvons sur simple demande de votre part intégrer le nouveau cours dans le cours fusionné déjà existant. De même, nous pouvons aussi retirer un cours d’un ensemble fusionné préalablement.

Envoyez-nous un e-mail (B.Lecomte@uliege.be) en nous communiquant les références (code et intitulé) du cours fusionné ainsi que le code et l’intitulé du nouveau composant de cours.

9. Respect des données à caractère personnel

Depuis toujours, nous veillons dans nos procédures à ce que seules les personnes réellement concernées par un cours (soit le(s) titulaire(s), soit les étudiants sur base de leur cursus) y soient inscrites et nous ne créons aucun accès autre sans demande émanant du titulaire ou sans que celui-ci soit en copie du mail de demande d’accès de son assistant.
Toute personne inscrite en tant qu’enseignant, assistant concepteur ou assistant tuteur a inévitablement accès aux données des étudiants (identifiant, nom, prénom, adresse e-mail, accès et données de suivi).

Ces données ne doivent en aucun cas être communiquées à des tierces personnes.
Nous comptons également sur votre vigilance pour nous signaler tout changement de statut d’un membre du personnel dans un de vos cours afin que son accès soit supprimé dès qu’il n’a plus lieu d’exister.

Vous pouvez vérifier les personnes inscrites dans votre cours autres qu’étudiants en allant dans Panneau de configuration > Utilisateurs et groupes > Utilisateurs. Choisissez ensuite Afficher tout.

Si un accès doit être retiré, soit vous cochez la personne à retirer du cours puis Supprimer, soit vous nous envoyez un e-mail (B.Lecomte@uliege.be) précisant le code du cours ainsi que le(s) identifiant(s) « u », « c » ou « f » des personnes qui doivent être retirées du cours.

Les accès des étudiants (identifiant « s ») selon leurs données de cursus sont, eux, automatiquement retirés lors du basculement d’année académique (date prévue : samedi 14 et dimanche 15 septembre).